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Ich habe mitunter viele Geistesblitze, die ich mir immer aufschreiben muss, damit ich sie nicht gleich vergesse. Seit einiger Zeit nutze ich ein Art „virtuelles Gedächtnis“. Jahrelang nutzte ich deshalb Microsoft OneNote. Doch die Office-Anwendung hat einen Nachteil: Sie war bis vor kurzem auf Windows-Desktops beschränkt. Mittlerweile gibt es auch eine App für Windows Phone 7 sowie eine Web-App.

Weil ich aber Windows PCs wie Macs gleichermaßen nutze, ein iPhone habe und nicht mit dem Internet Explorer surfe, war OneNote immer nur eine Lösung mit Krücken. Fündig bin ich vor gut einem Jahr bei Evernote (www.evernote.com) geworden. Leser der Kleinen Zeitung und der Tiroler Tageszeitung wissen, dass ich den Dienst bei jeder Gelegenheit empfehle. Warum? Es ist einfach nur GENIAL. Anmerkung: Ich bin nicht von Evernote bezahlt oder sonst in irgendeiner Weise verbunden.

Neben der exzellenten Website gibt es auch native Anwendungen für Windows, Macs (Link in den Mac AppStore) und alle wichtigen Handybetriebssysteme.

	OneNote	Evernote
Native Windows-App	OK	OK
Native Mac-App		OK
Web	OK	OK
App für Windows Phone 7	OK
App für Windows Mobile 6.x	OK	OK
App für iPhone/iPod touch		OK
App für iPad		OK
App für Android		OK
App für Blackberry		OK
App für PalmOS		OK
Browser-Erweiterungen		OK

.
Neben der Plattform-Unabhängigkeit gibt es noch andere Gründe für Evernote:

• Alles ist immer und überall in sync.
• Man kann von allen Geräten aus neben Texten auch Fotos und Audionotizen (geht auch bei OneNote) in seine Notizbücher stellen.
• Suche: Es gibt eine hervorragende Texterkennung, man kann sogar nach Text in Bildern suchen.
• Dank offener APIs gibt es zahllose Erweiterungen und Drittanwendungen.

Preis:

Der Dienst ist wie die Programme kostenlos – allerdings nur bis zu einer gewissen Grenze. Doch nur die allerwenigsten Nutzer werden mehr als 60 MB pro Monat an Notizen reinstopfen. Ich nutze Evernote in letzter Zeit wirklich exzessiv und komme auf gerade einmal 20 MB – trotz einiger PDFs.

Rund zwei Prozent der Nutzer bezahlen den Premium-Zugang (rund 35 Euro pro Jahr), der mehr Speicher (1 GB pro Monat) bietet und die Suche in PDF-Dokumenten möglich macht, die man in die Notizbücher ziehen kann. Darüber hinaus kann man Notizbücher auch zur Bearbeitung mit anderen teilen. In der kostenlosen Version können andere nur lesen.

Ich bezahle den Premium-Zugang – allerdings ist es eher eine Art Spende für die geniale Arbeit des Start-ups.

Kurzer Rundgang durch Evernote:

Die WebApp sowie die Programme für Mac und PC sind allesamt sehr ähnlich aufgebaut:

1. Liste der Notizbücher
2. Notizzettel in einem Notizbuch, Liste der Suchergebnisse oder Trefferliste für Tags
3. Listen von Schlagworten, gespeicherten Suchen etc.
4. Inhaltsbereich mit WYSIWYG-Editor – auch Bilder lassen sich hier einbauen und anzeigen
5. Metadaten- und Formatierungsleiste für die Notizen

10 Tipps & Tricks für Evernote

Notizen sind der Rohstoff für meine Arbeit. Auch all jene, die mit Information zu tun haben, sollten das so sehen. Mit Evernote kann jeder viel mehr als Notizen herausholen. Hier meine zehn besten Tipps & Tricks:

1. Sprachaufzeichnungen

Gerade, wenn man unterwegs ist, fällt einem das Tippen nicht immer leicht. Der Startbildschirm der mobilen Apps (linkes Bild) ist so gestaltet, dass man einfach nur auf das große Icon tapsen muss und schon kann man mit dem Diktat (rechter Screenshot) beginnen. Genial!

Evernote zeichnet in WAV auf und geht mit dem Speicherplatz sehr sparsam um. Eine knappe Stunde verständliches Audio belegt gerade einmal vier Megabyte.

Anwendungen hierfür wären:

• Die schnelle Notiz beim Autofahren. Ich weiß: das sollte man nicht machen. So ist es aber immer noch besser als einen Text zu tippen.
• Interviews
• Vorlesungen mitschneiden

2. Texterkennung in Fotos

Über die App oder am Desktop bzw. der Website lassen sich auch Bilder hochladen. Befindet sich darin Text, wird dieser per OCR automatisch erkannt. Bislang habe ich damit nur gute Erfahrungen gemacht, es klappt alles zuverlässig. Manchmal kann es jedoch ein paar Minuten dauern, bis die Zeichenerkennung drüber gegangen ist.

Anwendungen hierfür wären:

• Gescannte Unterlagen aller Art
• Schilder aller Art
• Erinnerung an die gute Weinflasche bei der Party

3. Orte für Notizen

So manche Notiz ist leichter zu finden, wenn man weiß, wo man sie begonnen hat. Evernote ergänzt die Notizen – so man dies will – um die aktuelle Position. Auf Smartphones wird dafür das GPS genutzt, am Desktop lässt sich die Position manuell hinzufügen.

Anwendungen hierfür wären:

• Konferenz-Notizen kann man so leichter nachvollziehen.
• Wohnungs-Besichtigungen: Wo war die Wohnung noch einmal, wo man Fotos und Notizen gemacht hat?
• Urlaubserinnerungen und -notizen sind gleich einem Ort zuzuordnen.

4. Hilfreiche Webschnipsel

Während OneNote nur den Internet Explorer unterstützt, gibt es bei Evernote Erweiterungen für jeden Browser. Bei der Installation wird das Plugin für den IE unter Windows und den Safari am Mac bereits eingerichtet. Erweiterungen für Firefox und Chrome gibt es zum Download. Wird ein Browser nicht unterstützt, kommt ein Javascript-Bookmarklet zum Einsatz.

Ein Klick auf die Symbolleiste reicht aus, um die Seite zu „bookmarken“. Will man nur einen Teil der Seite, kann man vorher den entsprechenden Abschnitt markieren und nur dieser wird übernommen.

Anwendungen hierfür wären:

• Ausführliche Internet-Recherchen
• Alternativen für Bookmarking-Dienste wie das von der Sperre bedrohte del.icio.us von Yahoo.

5. Mit der Power von Google

Was nützen Notizen, wenn man nicht danach suchen könnte. Zwar bietet Evernote von sich aus (in der App, am Handy und im Web) einen hervorragenden Suchdienst an. Allerdings ist einem oft gar nicht bewusst, welche Schätze sich im Notizbuch überhaupt befinden.

Die Browserplugins bieten eine so genannte „Parallelsuche“ an. Gibt man etwas in die Suchbox von Google ein, bekommt man auch Treffer aus dem Evernote-Notizbuch geliefert. Das bedeutet nicht, dass die Daten von Google indiziert werden. Das Browserplugin durchsucht gleichzeitig die Notizbücher am Evernote-Server und liefert nur eine Trefferzahl zurück. Ein Link führt dann zur Evernote Web-Anwendung, wo die betreffenden Notizen angezeigt werden.

Dazu sind ein paar Einstellungen nötig – vier Klicks um genau zu sein: Rechte Maustaste auf das Plugin-Icon » Optionen » Haken bei „Parallel Suche verwenden“ setzen » Sichern. Fertig!

Wer an einem Thema intensiv arbeitet, wird oft nach den gleichen Schlagwörtern suchen. Auch wer hin und wieder komplexere Abfragen macht, wird sich über die Speichermöglichkeit davon freuen.

Rechts neben der Suchbox befindet sich ein Dreieck. Klickt man auf dieses, öffnet sich die untenstehende Sucherweiterung. Mit einem Klick auf die Diskette wird die Suchfrage gespeichert und steht in der linken Spalte mit einem Mausklick immer bereit.

6. ToDo-Listen

Zugegeben: Am Anfang war ich skeptisch, als ich die ToDo-Listen erkundete. Auch wenn für ToDo-Listen im eigentlichen Sinne immer noch Spezialisten besser sind, gibt es dennoch Anwendungen dafür.

Am Ort, wo eine Checkbox hin soll, klickt man auf das Icon am rechten Rand der Formatierungsleiste. Alternativ kommt man auch mit Tastaturkürzeln zum Ziel: Strg+Shift+C beim Windows, cmd+Shift+T am Mac.

Welche Anwendungen wären damit möglich?

• Einkaufslisten, die man abhaken kann
• Packliste für den Urlaub. So weiß der bürokratische Urlauber stets, was er im Gepäck hat drinnen hat.
• Checklisten für Veranstaltungen
• „Normale“ ToDo-Listen – auch wenn es dafür bessere Lösungen gibt.

7. Gemeinsam statt einsam

Manchmal muss man gemeinsam an Notizen arbeiten. Wie bereits erwähnt: In der Gratis-Version kann man Notizbücher nur Read-Only anderen zugänglich machen. Beim Premium-Account ist auch ein Bearbeiten möglich.

Das Freigeben von Notizbüchern ist kinderleicht: Rechte Maustaste auf das Notizbuch » Eigenschaften » Optionen für Sharing und Zusammenarbeit anklicken.

Danach hat man zwei Möglichkeiten:

1. Veröffentlichen (siehe Screenshot unten): Man wählt die Freigabe-Url aus und fügt eine Beschreibung hinzu. Fertig.
2. Zusammenarbeit: Hier gibt man die E-Mail-Adresse des Kollegen ein, wählt die Freigabe art (nur ansehen oder ändern) aus und fügt eine Nachricht hinzu. Fertig!

Freigegebene Evernote-Notizbücher kann man auch der Allgemeinheit zugänglich machen. Hier könnte man das Wordpress-Plugin EverPress nutzen.

Anwendungen dafür:

• Alle Arten der Zusammenarbeit an Texten. Als Alternative dazu (man spart sich den Premium-Account) bietet sich Google Docs an.
• Reisetagebücher, die man bequem vom Handy aus oder in der App führen kann.

8. WordPress und Evernote

Als Blogger will ich meine Inhalte soweit wie möglich verbreiten. Praktisch finde ich daher die Möglichkeit, Webseiten als Clipping für Evernote automatisch bereit zu stellen. Auf dieser Website etwa gibt es links unter jedem Artikel ein kleines Evernote-Clip-Icon:

Klickt ein Evernote-Nutzer darauf, öffnet sich der Import-Dialog auch dann, wenn das Browserplugins nicht installiert ist. Mit einem weiteren Klick ist der Blogbeitrag im Notizbuch. Praktisch! Verantwortlich dafür ist hier hier das WordPress-Blugin WP Evernote Site Memory.

9. Von Twitter & E-Mail nach Evernote

Neben der direkten Art, Notizen einzugeben, gibt es noch zwei alternative Methoden.

Jeder Evernote-Nutzer bekommt eine @m.evernote.com-Mail-Adresse. Schickt man an diese eine Mail, kommen die Daten im Notizbuch an. Der Text im Betreff ist der Name der neuen Notiz, das @ bestimmt in welches Notizbuch es kommen soll und mit den Hashtags legt man die Schlagwörter (Tags) fest.

Achtung! Der E-Mail-Dienst streikt bei mir gerade (6.1.2011, 16:59 Uhr).

Notizen kann man auch per Twitter schicken oder weiterleiten:

1. Man folgt dem Account @myEN
2. Dieser folgt einem gleich zurück, was ein paar Minuten dauern kann
3. Danach schickt man eine beliebige Direktnachricht – z.B.: „d myen hello“
4. Als Antwort bekommt man einen Link, den man anklickt. Fertig!
5. Fortan kann man Direktnachrichten an @myEN schicken und der Inhalt kommt in der Evernote-Inbox heraus.

10. Inbox als Standard-Notizbuch

Fügt man Inhalte in seine Notizensammlung (über Browser, E-Mail oder Twitter) hinzu, kommen alle neuen Einträge im Standardnotizbuch an. Idealerweise wählt man vorher eine Art Inbox, aus der man diese Info-Fetzen dann weiter verteilt.

Und so geht’s: Man legt ein neues Notizbuch an und wählt die Option „Als Standardnotizbuch verwenden“. Fertig!

Bonus-Tipp: Papierkorb und Versionierung

Zwei Funktionen dienen als Rettungsanker, wenn einmal etwas schief geht. Einerseits wäre da einmal der Papierkorb – erreichbar links unter den Notizbüchern. Hier kommt alles rein, was man löscht und bleibt dort so lange, bis man den Papierkorb leert.

Und es gibt eine Versionierung, man kann also immer wieder zurück zu einer alten Version der Notiz. Erreichbar ist dies über die „Notiz-Historie“.

What’s missing?

Eine rundum perfekte Sache? Fast. Ein paar Dinge gehen mir ab:

• Passwortgeschützte Notizen, einfach zur Sicherheit.
  Update: Verschlüsselung wurde zwischenzeitlich eingeführt: Weitere Infos dazu in der Evernote Knowledgebase. Danke an Stephanie Messner für den Tipp.
• Liste von Notizen, die man am meisten oder ganz selten angesehen hat. Das wäre eine große Hilfe beim Ausmisten, was bei Notizen von Zeit zu Zeit nötig ist.
• Geo IP: Auch am Desktop oder Notebook wäre es fein, wenn man (so man das will) nicht manuell den Ort eingeben müsste.
• Umwandlung von Sprachaufzeichnungen in Text
• Tabellen im Text wären auch nett

Wer nutzt sonst noch Evernote? Zufrieden?